Kanban Board – Altro che lista!

È probabilmente il metodo più naturale per la gestione di progetti e/o attività personali.

Da un po’ di tempo ho deciso di segnarmi praticamente ogni cosa da fare, lavorativo o no, usando sempre gli stessi criteri:

  • quando e/o entro quando;
  • livello di urgenza, divisi per colori;
  • 3 step diversi: da fare, in svolgimento, finito – recentemente ho aggiunto anche In sospeso perché per alcune attività il passo In svolgimento dura per un periodo più lungo.

L’ultimo punto è l’essenza della Kaban Board.

L’ho iniziata ad usare in università e non ho più smesso di usarla, ho solo cambiato applicazioni per gestirla.

Sta per partire uno sproloquio su quanto sia Kanban Board – dipendente.

Il motivo per cui sono fissato col segnarmi ogni cosa è perché non sono per niente bravo a mettermi delle scadenze o a stimare il tempo per finire un lavoro a mente o sempre e costantemente bisogno di qualcosa di scritto.

Ho sempre usato un sacco di agende, quaderni, ecc… Ma da qualche anno provo un sacco di applicazioni che mi permettono di fare dalle classiche ToDo List alle annotazioni più complesse.

Il metodo Kanban è pensato proprio per questo motivo, tenere traccia passo passo di ogni azione in svolgimento, riuscendo a toccare con mano:

  • a che punto è una attività;
  • cosa sta rallentando il lavoro;
  • un elenco delle attività;
  • attività ancora da svolgere.

Possono sembrare banali ma sono punti molto complessi da tenere solo a mente, ci ho provato e costantemente fallivo.

Gli elementi che compongono una Kanban Board sono sempre gli stessi qualunque sia il mezzo con cui la facciate, cartaceo o digitale:

  • Card, ovvero le vere e proprie attività che verranno inserite e trasferite nelle colonne appropriate;
  • Colonne, contengono le card e queste non si sposta nella Kanban Board;
  • Corsie, dividono una unica Kanban Board per macro attività;
  • Limite “In Svolgimento” anche detto WIP, Work In Progress – personalmente non lo uso al momento.

Questa è la struttura base di una Kanban Board ed è quella che uso anche io, aggiungendo alcune caratteristiche in più inerenti al lavoro vero e proprio.

Al momento uso Trello per gestire le mie Kanban Board, ne ho più di una, quella personale, lavoro generico e quelle per progetti che richiedono attività specifiche che non devono finire nel lavoro generico.

Trello mi permette non solo di creare la Kanban Board ma di avere automazioni, note e check-list (fondamentale per me) all’interno della Card.

Ho provato anche Notion ma l’ho abbandonata per due motivi che per me sono fondamentali, ne parlerò in un secondo momento.

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Con questo metodo riesco a suddividermi il lavoro tra casa e ufficio ma soprattutto riesco ad essere consapevole di quanto tempo ci metta a fare un’attività, così facendo, se ricapita di inserire un’attività già svolta in passato, mi ricordo immediatamente del tempo trascorso per svolgerla.

Non so se sia il metodo migliore per gestire i propri impegni perché la Kanban Board è pensata per un team di persone, ma ad oggi per me è l’unico metodo che mi rende abbastanza produttivo…

Conosco persone che riesco a tenere tutto a mente, io non ce la faccio per la paura di dimenticarmi le cose.